Primeros pasos hacia la institucionalización
La institucionalización se refiere a la implementación de estructuras y mecanismos que legitiman la actuación y comunicación de la organización. Para que una empresa se institucionalice, es esencial establecer y documentar de manera clara y específica los lineamientos, objetivos, responsabilidades y facultades de los órganos de gobierno y sus integrantes. Además, es crucial definir todos los procesos necesarios para llevar a cabo exitosamente su modelo de negocios. Esto incluye descripciones de puestos, sistemas tecnológicos, mecanismos de gestión de riesgos y cumplimiento, entre otros.
Estas acciones facilitan la definición, conducción y vigilancia de las operaciones del negocio, unificando los esfuerzos en una misma dirección y asegurando una gestión coherente y transparente.
¿Qué implica la institucionalización?
- Definir claramente las funciones y responsabilidades de cada miembro de los órganos de gobierno, asegurando que todos conozcan sus deberes y límites.
- Establecer y documentar políticas, procedimientos y prácticas estándar para todas las áreas de la empresa, promoviendo la consistencia y calidad en todas las operaciones.
- Crear sistemas de control y supervisión que permitan monitorear el cumplimiento de los lineamientos y objetivos establecidos.
- Fomentar una cultura organizacional basada en valores y principios éticos que guíen el comportamiento de todos los miembros de la empresa.
- Documentar de manera formal todos los procesos necesarios para llevar a cabo el modelo de negocios, especificando claramente quién es responsable de su ejecución y vigilancia.
- Implementar sistemas tecnológicos que automaticen y optimicen las labores operativas y estratégicas de la organización.
- Establecer mecanismos de comunicación eficaces desde la operación hasta el gobierno corporativo.
- Diseñar e implementar un sistema de gestión del conocimiento que asegure la disponibilidad y seguimiento de documentos, acuerdos y demás información relevante para la organización.
- Implementar sistemas de detección y mitigación de riesgos que ayuden a la organización a asegurar su cumplimiento normativo y legal.
Cada empresa es única, con sus propios procesos, filosofía y estructura organizacional, así como con una misión y visión establecida y una serie de características que la definen. Por esta razón, es crucial recopilar y analizar toda esta información para diseñar y documentar el modelo de institucionalización más adecuado. Es importante enfatizar que no existen soluciones generales para abordar esta necesidad; cada empresa debe desarrollar un enfoque personalizado que considere sus particularidades y contexto específico.
Para generar una estructura práctica dentro de una empresa que busca la institucionalización, se pueden adoptar dos modelos: Top-Down o Bottom-Up. Para esto es fundamental realizar un diagnóstico de las condiciones en las que se encuentra la organización para definir cuál de ellos adoptar y de qué manera se llevarán a cabo.
Modelos de institucionalización
Tips para comenzar
- Realiza un diagnóstico exhaustivo de la empresa para entender sus procesos actuales.
- Establece objetivos claros y estrategias específicas para la institucionalización.
- Documenta todas las políticas, procedimientos y procesos necesarios
- Define claramente los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo.
- Implementa programas de formación y capacitación para asegurar que todos los empleados comprendan y puedan cumplir con los nuevos procesos y procedimientos.
- Utiliza herramientas tecnológicas que faciliten la gestión y el seguimiento de procesos.
- Establece mecanismos para monitorear y evaluar continuamente el desempeño de los procesos institucionalizados.
- Asegúrate de que haya una comunicación clara y abierta en todos los niveles de la empresa.
Este proceso implica el fortalecimiento de las prácticas internas, la optimización de los recursos y la alineación estratégica con las necesidades y objetivos corporativos, asegurando así una gestión eficiente y efectiva en el camino hacia el éxito empresarial
En EBM, ofrecemos el servicio de asesoramiento integral en este proceso, trabajando de la mano con todos los niveles de la organización para garantizar una transición fluida y efectiva hacia una estructura sólida y bien establecida
